Backup del correo

Una de las ventajas que ofrece el servidor de correos Microsoft Exchange es la facilidad de trasladar el buzón de un usuario desde una computadora a otra sin demasiado esfuerzo; además de esto, contamos con un backup permanente del buzón de cada uno de los usuarios de la empresa.

Microsoft Outlook puede conectarse a un servidor Exchange local, de manera que el buzón del usuario se almacenará en ambos equipos: en la computadora del usuario en un archivo .ost (offline storage table, buzón sin conexión) y en el servidor Exchange.

Los archivos ost permiten a los usuarios accesar a su correo aun cuando el outlook no se encuentre conectado al servidor Exchange; una vez que se conecte, los buzones se sincronizarán. Cuando Outlook se configura para trabajar sin el Exchange, trabaja sobre archivos .pst (personal storage table) que almacena el buzón y demás carpetas del usuario.

Como el buzón en realidad se encuentra almacenado en el servidor, si deseamos formatear la computadora de un usuario o trasladarlo a una nueva computadora, no necesitamos sacar backup de su correo; ya que al configurar el outlook en la nueva computadora, éste se sincronizará con el servidor y creará una copia del buzón almacenado en él en el archivo .ost. Pero hay que tener mucho cuidado con aquellos usuarios que utilicen equipos portátiles y trabajen en sus casas con el outlook, porque si les formateamos sus computadoras antes de que éstas realicen la sincronización con el servidor, los correos que hayan enviado o recibido mientras se encontraban desconectados nunca se almacenaron en el servidor por lo tanto se perderán. Por tal razón, hay que encender la computadora, abrir el outlook, asegurarse que esté conectado con el Exchange y presionar Enviar/Recibir para permitir que la sincronización se lleve a cabo antes de realizar el formateo.

De no tener este cuidado puede ser que nos toque tener que explicarle al usuario lo que ha pasado con esos correos que ha enviado desde su casa el día anterior, y eso...no será tarea fácil.

MindManager 6 con MS Word 2007

MindManager es una fabulosa herramienta para la organización de ideas e incluso para realizar presentaciones. Tiene varias funcionalidades muy buenas, entre ellas la posibilidad de exportar los documentos a PowerPoint, Excel, Visio o Word, entre otros.

Tengo la versión Professional 6, y todo funcionaba muy bien hasta que decidí actualizarme a Office 2007. La versión 6 del MindManager trabaja con Office 2003, pero al intentar exportar los documentos si tenemos instalado el Office 2007 en vez del 2003, probablemente el programa se quede trabado o nos tire un error.

La nueva versión del MindManager se encuentra integrado con el Office 2007 y trae algunas características al parecer muy interesantes; pero yo necesitaba poder exportar documentos sin necesidad de desinstalar mi Office 2003 ni actualizar mi MindManager.

Bajé una actualización del sitio de Mindjet (el fabricante) que aseguraba resolver el problema y permitir exportar a Office 2007. Instalé la actualización y al entrar a mi MindManager las opciones de exportar a Word y otras habían desaparecido, solamente quedó la opción de exportar a Powerpoint y a rangos de Excel. Esto definitivamente era peor que el estado inicial...

Pero encontré la forma de solucionarlo, es bastante sencilla: solamente hay que ir al Control Panel y en la opción de Agregar y/o Quitar Programas le decimos que queremos cambiar la instalación de MindManager y luego seleccionamos la opción reparar. Al terminarse este proceso, las opciones de exportar a Word y otros programas reaparecen y funcionarán con el Office 2007 sin problemas!!...eso si, si queremos exportar a un archivo de office de 2003, tendremos problemas, así que en este caso hay que exportarlo a Office 2007, abrirlo en la aplicación respectiva y salvarlo como archivo de Office 2003, asunto arreglado!.

Detalles de Outlook y MSN Messenger al momento de formatear una PC

Durante este largo año de trabajo una de las cuestiones que he tenido que hacer bastante, aunque detesto hacerlo, es formatear y formatear computadoras. A pesar de la gran cantidad de veces que me ha tocado hacerlo, cada vez que debo presionar el botón "OK" para responder a la pregunta "¿Está seguro que desea formatear el disco y eliminar todo lo que está en él?" me detengo a pensar si no se me ha olvidado algo.

Cuando una computadora con Windows XP empieza a funcionar lento, a levantar mensajes de virus que ningun antivirus puede limpiar del todo, que el sistema operativo no arranca, o simplemente a hacer cosas raras, a veces es mejor tomar la decisión de formatearla. Definitivamente se debe intentar todo antes de decidir formatearla, ya que el formateo y reinstalación del sistema operativo puede significar muchas horas de trabajo y conseguir de nuevo todos los programas que la computadora necesita. Pero hay veces en que se han agotado todas las soluciones posibles: limpiar el registro de windows, borrar software malicioso, eliminar todos los virus, reinstalar archivos dañados de Windows, etc... y aun asi la computadora no funciona como debiera.

Cuando tomamos esa decisión, es importante sacar un respaldo de la computadora para que al momento de reinstalarle todo, el usuario no haya perdido su información y preferiblemente que todo funcione como funcionaba antes... incluyendo el messenger :) ...

Casi todos los encargados de formatear computadoras sacan respaldo de los documentos importantes, bases de datos, etc., pero con frecuencia se olvida (o se ignora) como sacar respaldo del Outlook y el MSN Messenger. Aunque esta información puede no ser relevante para algunas personas, el hecho de dejarle al usuario la computadora tal como la tenía generará una sensación de agradecimiento y satisfacción en él.

Microsoft Outlook.

Al momento de sacar respaldo de la información de outlook hay tres tipos de información que debemos considerar:

• Libreta de direcciones, Calendario, Tareas, Bandeja de entrada, Elementos enviados y Elementos eliminados
• Carpetas Archivadas
• Direcciones a las que se ha enviado correos

Hacer un respaldo del buzón principal y las carpetas archivadas es una tarea muy conocida y que no implica mucho problema. Pero si solamente respaldamos la libreta de direcciones, al momento de restaurar el sistema, el usuario preguntará por gran cantidad de direcciones que ya no encuentra.

Microsoft Outlook, además de la libreta de direcciones, mantiene un caché de las direcciones a las cuales les hemos enviado un correo. Es por eso que al momento de escribir una letra en el campo "Para..." cuando estamos redactando un correo electrónico, nos aparece una lista con varias direcciones que empiezan con esa letra. Estas direcciones no son las direcciones de la Libreta de Direcciones (o Contactos) sino del caché del outlook. Estas direcciones se encuentran en la carpeta C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Datos de programa\Microsoft\Outlook o C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Application Data\Microsoft\Outlook para las versiones Windows en inglés. El archivo que contiene estas direcciones es el archivo con extensión .NK2. Solo necesitamos copiar este archivo y restaurarlo en la carpeta con el mismo nombre al momento de configurar nuevamente el outlook.

MSN Messenger

Generalmente al formatear una computadora perdemos todos nuestros emoticons, background, guiños, etc. que usamos en el msn messenger. Estos archivos podemos moverlos de computadora a computadora sin problema solo necesitamos iniciar sesión en la computadora destino y luego sustituir en la carpeta C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Messenger\<dirección de correo electrónico>\ObjectStore o C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Messenger\<dirección de correo electrónico>\ObjectStore la carpeta que deseamos, ya sea Bakcgrounds, CustomEmoticons o Winks3 provenientes de la computadora origen. Al momento de formatear una computadora solo necesitamos sacar respaldo de estas carpetas y sustituirlas después de iniciar sesión en el messenger.