Backup del correo

Una de las ventajas que ofrece el servidor de correos Microsoft Exchange es la facilidad de trasladar el buzón de un usuario desde una computadora a otra sin demasiado esfuerzo; además de esto, contamos con un backup permanente del buzón de cada uno de los usuarios de la empresa.

Microsoft Outlook puede conectarse a un servidor Exchange local, de manera que el buzón del usuario se almacenará en ambos equipos: en la computadora del usuario en un archivo .ost (offline storage table, buzón sin conexión) y en el servidor Exchange.

Los archivos ost permiten a los usuarios accesar a su correo aun cuando el outlook no se encuentre conectado al servidor Exchange; una vez que se conecte, los buzones se sincronizarán. Cuando Outlook se configura para trabajar sin el Exchange, trabaja sobre archivos .pst (personal storage table) que almacena el buzón y demás carpetas del usuario.

Como el buzón en realidad se encuentra almacenado en el servidor, si deseamos formatear la computadora de un usuario o trasladarlo a una nueva computadora, no necesitamos sacar backup de su correo; ya que al configurar el outlook en la nueva computadora, éste se sincronizará con el servidor y creará una copia del buzón almacenado en él en el archivo .ost. Pero hay que tener mucho cuidado con aquellos usuarios que utilicen equipos portátiles y trabajen en sus casas con el outlook, porque si les formateamos sus computadoras antes de que éstas realicen la sincronización con el servidor, los correos que hayan enviado o recibido mientras se encontraban desconectados nunca se almacenaron en el servidor por lo tanto se perderán. Por tal razón, hay que encender la computadora, abrir el outlook, asegurarse que esté conectado con el Exchange y presionar Enviar/Recibir para permitir que la sincronización se lleve a cabo antes de realizar el formateo.

De no tener este cuidado puede ser que nos toque tener que explicarle al usuario lo que ha pasado con esos correos que ha enviado desde su casa el día anterior, y eso...no será tarea fácil.